Saturday - 2024 17 August                                               شنبه - ۲۷ مرداد ۱۴۰۳

جلسات کاری جنبه های حیاتی یک سازمان هستند. این به شما کمک می کند تا در مورد فرآیندها و فعالیت های سازمان برای رسیدن به اهداف و اهداف آن اطلاعاتی داشته باشید. این به شما امکان می دهد به روز بمانید، درباره ایده ها بحث کنید، مشکلات را حل کنید، تصمیمات جمعی بگیرید و همچنین به تیم سازی کمک می کند.

مهم نیست که اندازه سازمان شما چقدر کوچک/بزرگ باشد، جلسات کاری همیشه برای ارزیابی و رسیدن به اهداف مورد نظر شما ضروری است. از آنجایی که مدیریت یا کارکنان آن نمی توانند جلسات کاری را نادیده بگیرند، بهترین راه ایجاد تعادل و برگزاری جلسات کاری سازنده است که به هر دو طرف کمک می کند.  

1. هدف روشنی داشته باشید: 
قبل از شروع جلسه کاری خود، اولین چیزی که باید با آن شروع کنید هدف است.

در وهله اول هدف مشخصی داشته باشید و اینکه چرا می خواهید جلسه را برگزار کنید. انجام این کار به شما دیدگاه روشنی می دهد و به شما در روند رسیدگی کمک می کند.

مقصودت چیه؟ چه می‌خواهید اطلاعات را با یک تیم به اشتراک بگذارید، درباره محصولات و ایده‌های جدید بحث کنید یا در مورد مشکلی که در دست دارید بحث کنید، مطمئن شوید که هدف خود را روشن کرده‌اید.

جلسه کاری _ مجتبی جاهد 2. یک برنامه یا دستور جلسه تنظیم کنید:
آیا می‌دانستید، داشتن یک برنامه دقیق می‌تواند زمان جلسه را تا 80 درصد کاهش دهد؟

هنگامی که هدف را روشن کردید، می توانید برنامه ای برای دستیابی به آن ایجاد کنید. موضوعاتی را که می خواهید درباره آن بحث کنید فهرست کنید و به ترتیب مدت زمان مشخصی را برای هر موضوع اختصاص دهید. برنامه را از قبل برای شرکت کنندگان ارسال کنید تا ایده روشنی در مورد کنفرانس داشته باشند و برای آن آماده شوند. انجام این کار باعث صرفه جویی در زمان می شود و همچنین به شرکت کنندگان کمک می کند تا برای آن آماده شوند.

3. تن و جو مناسب را تنظیم کنید:
برای هر مدیر یا رهبر تجاری، تنظیم لحن مناسب برای جلسه بسیار مهم است. شما تصمیم می گیرید که می خواهید جلسات کاری شما چگونه باشد. می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. فضای احترام متقابل ایجاد کنید. فعالانه به صحبت های شرکت کنندگان گوش دهید و به نظرات و عقاید آنها احترام بگذارید.

اگر ضروری به نظر می رسد فضا را تغییر دهید. اغلب جلسات رسمی و خسته کننده هستند. بنابراین، می توانید یک جلسه موضوعی داشته باشید یا برای روشن کردن فضا به بیرون بروید.

4. جلسه خود را به موقع شروع و پایان دهید:
کارمندان معمولاً در مورد جلسات کاری هیجان‌زده نیستند. اگر جلسه خود را به موقع شروع و پایان ندهید، بدتر می شود. تلاش بیشتر خود را برای شروع و پایان جلسه به موقع انجام دهید.

اگر هیچ یک از شرکت کنندگان شما نتوانستند به موقع به جلسه برسند، جلسه خود را برگزار نکنید. به این ترتیب، وقت شناسی و صمیمیت را در محل کار خود ارتقا می دهید.

5. اجازه دهید همه شرکت کنند: 
جلسه یک فرآیند مشارکتی است. همه را به مشارکت تشویق کنید و ایده ها و دیدگاه ها را به اشتراک بگذارید. به ورودی ها، دیدگاه های همه احترام بگذارید. تشویق ارتباط و شنیدن صدای همه باعث ایجاد فرهنگ احترام و درک می شود. اجازه دهید همه شرکت کنند و به حل مسئله یا تصمیم گیری جمعی ارزش بیافزایند.

6. از آن لذت ببرید:
هیچ کس نمی خواهد در یک جلسه کاری خسته کننده شرکت کند. چیزها را چاشنی کنید و طنز را به فضا بیاورید. شرکت کنندگان را تشویق کنید تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. از آنجایی که جلسات می توانند گیج کننده و خسته کننده باشند، بنابراین حفظ یک فضای سبک باعث می شود تا کارمندان شما درگیر شوند. بحث های شرکت لزوماً لزوماً نباید به طور جدی برگزار شود. همچنین می‌توان این کار را به شیوه‌ای سرگرم‌کننده‌تر و سرگرم‌کننده‌تر انجام داد تا شرکت‌کنندگان را درگیر خود نگه دارد.

7. ذهن باز داشته باشید:
از ایده یا هدف اصلی جلسه خود دور نشوید. به دستور کار خود پایبند باشید. اما، به یاد داشته باشید که ایده ها و رویکردهای جدید را از شرکت کنندگان خود تشویق کنید.

8. زمان برای پرسش کردن در نظر بگیرید:
سوالات مردم را بیدار می کند. آنها ایده های جدید را برمی انگیزند. آنها مکان های جدید، روش های جدید برای انجام کارها را به مردم نشان می دهند. -مایکل مارکوارت

صمیمی باشید و سوال بپرسید. این به همه اجازه می دهد تا مشارکت کنند و همچنین بازخورد باز ارائه دهند. پرسشگری درهای خلاقیت را باز می کند و نتیجه و درک دقیق تری از موضوعات مورد بحث را ارائه می دهد. بحث را تشویق می کند، علاقه را برمی انگیزد، یادگیری را حفظ می کند و به خلاصه کردن نکات مهم کمک می کند.

9. پیگیری، اقدامات و ارزیابی:
اقدامات و توافقات توافق شده را مرور کنید و وظایف خاصی را به اعضای تیم محول کنید. مهلت های خاصی را برای تکمیل وظایف داده شده تعیین کنید. یکی از رایج ترین موقعیت های دلسرد کننده پس از یک جلسه کاری، عدم پیگیری ساختارمند است. اغلب بهترین ایده های تولید شده در جلسه هرگز محقق نمی شوند. بنابراین، پیگیری خوب بعد از جلسه برای موفقیت آمیز بودن آن ضروری است.

نحوه دریافت جلسه را ارزیابی و بازخورد بگیرید. به طور مرتب بررسی کنید که آیا جلسه به هدف خود می رسد. فرض کنید پس از آن بحث های باز برای انجام اقدامات فوری نداشته باشد.

جلسات کاری موثر آنهایی هستند که شما را درگیر می کنند، اطلاعات صحیح را در اختیار شما قرار می دهند و به شما جهت دستیابی به اهداف و مقاصدتان را می دهند. امیدوارم نکات ذکر شده در بالا به شما کمک کند تا به آن دست یابید و جلسات کاری خود را سازنده تر و موفق تر کنید.

اگر نکات کاربردی بیشتری دارید یا می خواهید در مورد آن بحث کنید، نظرات خود را در کادر زیر با ما درمیان بزارید.